Organiser un événement d’inauguration

Ouvrir un nouveau magasin, lancer une nouvelle agence ou une succursale est un moment fort pour une entreprise. C’est une naissance à proprement parler. Naissance qui a le plus souvent nécessité une longue gestation, impliquant nombre de services et de collaborateurs. C’est l’occasion de récompenser tous les participants, d’une part, mais aussi de développer sa notoriété sur son secteur et de lancer de multiples opérations de communication pour valoriser son image. Une inauguration est toujours symbole de renouveau, de succès, de croissance…

Les enjeux, comme bien souvent dans l’événementiel, sont multiples. Il faut dans un premier temps être sûr de pouvoir rassembler un maximum de public en éveillant sa curiosité et s’assurer qu’ils soit au rendez-vous. Réussir à faire en sorte que prospects, clients, presse et partenaires se déplacent passe par une active campagne pré-événement avec des envois d’invitations, de communiqués de presse et un planning strict de relances. Identifier des cibles et les rassembler au moment M ne s’improvise pas. Un prestataire organisé et rompu à ces pratiques est nécessaire et doit savoir étroitement collaborer avec les ressources internes pour garantir de remplir le lieu de l’inauguration.

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Les clés pour organiser une soirée d’inauguration

La mise en valeur du lieu pour l’accueil des participants est un moment crucial. Il déterminera l’ambiance générale de façon implicite. Selon votre cahier des charges il faudra savoir comment mettre en valeur les lieux et savoir choisir la mise en lumière, l’ambiance sonore, voire, la musique. On pourra choisir, par l’affichage approprié, de mettre en avant les valeurs et l’histoire de l’entreprise et/ou de délivrer des messages forts. Le but est de pouvoir emmener le public dans votre propre univers.

Il faudra ensuite trouver, avec un spécialiste, les animations adéquates qui marqueront les esprits et laisseront un souvenir. Un rendez-vous original et qui sort des sentiers battus renforcera l’image de votre entreprise. Toute sorte de scénarios sont envisageables pour peu que les choix retenus soient en cohérence avec votre activité et l’image que vous souhaitez dégager. En la matière, le catalogue unique de prestations proposées par By Evos vous garantit à coup sûr de trouver l’animation qui vous correspond.

Respecter le timing pour réussir son événement

Enfin, et c’est là le secret d’une inauguration réussie, il faudra à tout prix rester maître du temps. Dans un premier temps, il faudra garantir la bonne exécution des moments-clés et parfois routiniers d’une inauguration comme le discours, le ruban à couper… Ce sont des instants incontournables qui marquent la soirée, mais qui, bien imaginés, peuvent s’avérer tout à fait originaux. Le but en reste le même : trouver un geste qui donne du sens et qui marque à la fois les esprits.

Mais, dans une soirée d’inauguration, le plus important en matière de gestions de temps est la gestion du rythme. Il faut faire en sorte de « sentir » le public et de ne pas laisser de temps mort dans le déroulé de l’événement. Rien de plus négatif qu’une audience qui se sent à l’abandon alors que tout doit être fait pour elle, en permanence. Il faut alors savoir orchestrer tous les corps de métiers participants, garder un œil sur la montre et bien gérer les flux des personnes. Avec plus de 15 d’expérience dans l’organisation d’événements externes, les équipes de By Evos sont rompues à ce type de situation. Le jour J, nous sommes présents à vos côtés pour veiller au bon déroulement du planning prévu et pour parer à toute éventualité. Nous savons briefer et coordonner les équipes présentes, réceptionner, organiser et gérer toute la logistique nécessaire tout en respectant un timing précis.

By Evos, votre partenaire exclusif depuis plus de 15 ans

By Evos, depuis plus de 15 ans, fait profiter de son expérience à tous ses clients. Peu importent les lieux et le nombre de participants, nous livrons des prestations clés en main pour une tranquillité d’esprit totale de chacun et la possibilité aux entreprises d’atteindre leurs objectifs. Nous sommes toujours en éveil, nous cherchons toujours à trouver ce « petit plus » qui nous permet de nous démarquer. C’est là notre crédo, et nous en faisons bénéficier chaque entreprise ou organisation qui nous confie son cahier des charges.

Parmi nos prestigieux clients du secteur automobile, nous sommes heureux de compter de grands noms comme Mercedes, Ferrari, Maserati, BMW, Audi… Ici, comme dans bien d’autres secteurs d’activité, nous savons organiser des soirées marquantes, qui ont laissé une trace et qui ont permis de générer du chiffre d’affaires… Nos prestations événementielles sortent toujours des sentiers battus et vous surprendront par leur profil atypique, voire d’avant-garde. Prenez contact, discutons ensemble de votre projet.