La communication entre l’annonceur et l’agence événementielle est essentielle pour le succès des projets de marketing. Cette collaboration s’appuie sur une relation indispensable à laquelle il faut apporter un soin particulier.

En effet, ce partenariat nécessite de longues échanges et des écarts de points de vue qui peuvent parfois être difficiles à surmonter. Mais, avec un minimum d’efforts et de bonne volonté, cette relation peut se transformer en un atout pour chacun des deux acteurs. L’annonceur pourra ainsi tirer le meilleur parti de l’agence, tandis que celle-ci sera fière de contribuer à la réussite de son client.

Comprendre le mandat

Lorsque le client définit son mandat, l’agence doit bien comprendre ses attentes en terme de cible, de budget et de calendrier. Le but est de clarifier le cadre et d’éviter les mauvaises surprises ou les incompatibilités de vision pendant la réalisation du projet.

Il est donc essentiel de prendre le temps de discuter, afin que l’annonceur puisse précisément expliquer ses exigences et sa stratégie, et obtenir tous les renseignements nécessaires sur la façon dont l’agence peut satisfaire ses besoins.

Établir des objectifs

Une fois les informations recueillies, l’agence et le client doivent ensemble fixer des objectifs concrets et mesurables. Les KPI (indicateurs clés de performance) de chaque camp permettent, à la fois de définir les attentes des deux parties, et de communiquer clairement sur le résultat attendu.

Un indicateur commun à la fin du projet permet aux annonceurs et à l’agence d’avoir un point de vue cohérent et de travailler dans le même sens. Une bonne relation passe en effet, par la compréhension mutuelle des ambitions et des actions à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs.

Trouver le juste équilibre dans la communication

La communication est primordiale dans la relation entre l’annonceur et l’agence événementielle. L’objectif est d’assurer une collaboration efficace et constructive et de se tenir au courant des progrès des projets.

Chaque partie doit trouver le juste équilibre entre la liberté d’expression et le respect de l’avis de l’autre. Il est conseillé de favoriser les discussions face à face plutôt que par email, car les conversations directes contribueront à créer une meilleure confiance et une plus grande transparence. Les participants à la conversation devraient, autant que possible, s’engager à écouter et à accepter les contributions des autres.

Favoriser la flexibilité

Le processus de développement des projets peut-être compliqué et les changements sont parfois inévitables. La bonne relation entre l’annonceur et l’agence événementielle repose sur la capacité des deux parties à trouver des solutions conjointes pour faire avancer le projet malgré les obstacles qu’ils rencontrent.

Dans ce cas, il est essentiel que l’annonceur et l’agence adoptent une attitude flexible et qu’ils soient disposés à adapter leurs plans lorsque les conditions le nécessitent. Il est également important de rester ouvert à l’idée que les imprévus font partie intégrante du processus de gestion de projet et que la flexibilité sera nécessaire pour y faire face.

Créer un sentiment de confiance et d’appartenance

Pour garantir la stabilité et la durabilité de la relation entre l’annonceur et l’agence événementielle, il est essentiel de créer un climat de confiance durable. Pour cela, il est important que les deux parties établissent des liens personnels, s’apportent réciproquement un soutien et maintiennent une attitude positive.

La formation et le mentorat peuvent être des outils importants pour rapprocher les personnes impliquées et encourager l’innovation et l’amélioration. En outre, l’organisation de sessions d’échange régulières est une excellente opportunité pour approfondir la relation et offrir à l’annonceur et à l’agence une plateforme pour échanger leurs idées et leurs expériences.

Maintenir un lien solide entre l’annonceur et l’agence événementielle est indispensable pour une collaboration productive et fructueuse. Pour cela, il est important de :

Comprendre le mandat et le cadre du projet;
Établir des objectifs et des KPI communs;
Trouver le juste équilibre dans la communication;
Favoriser la flexibilité;
Et créer un sentiment de confiance et d’appartenance.

Si l’annonceur et l’agence événementielle sont capables de mettre en œuvre ces principes, ils pourront profiter pleinement des avantages que cette relation peut leur offrir.

Christian Kazadi alias Sham Damaski

Responsable marketing ByEvos