L’organisation et la gestion de votre espace événementiel sont essentielles pour garantir la réussite de votre événement. En suivant ces étapes, vous verrez le champ des possibles s’offrir à vous. Il vous sera donc facile d’organiser un buffet, une animation digitale comme de la réalité virtuelle ou augmenter. Une course de karting pour les invités ou encore un escape game géant. Ce sera votre choix, ou celui de votre client.

Voici 5 étapes à suivre pour commencer.

Un espace événementiel, qu’est-ce que c’est ?

Étape primordiale avant de lancer la conception d’un événement, le choix de l’espace événementiel !

C’est-à-dire l’endroit où vous convierez vos invités, celui où se déroulera l’événement. Le choix de l’espace peut être difficile et l’agencement ainsi que la décoration d’autant plus compliquée. Tout passe par l’organisation, la planification et la promotion.

Les 5 étapes clés

Roulement de tambour, voici les étapes à suivre ci-dessous.

Planifier une date

Choisir une date pour votre événement vous permettra de regarder les lieux disponibles à ce moment-là, mais également de mieux connaître les critères de sélection (la saison, la météo, la situation géographique, sa capacité d’accueil…).

Après cela, vous pouvez mettre en place un agenda !

Promouvoir le lieu de l’événement

De nombreux outils sont à votre disposition afin de promouvoir votre événement et de mettre en avant le lieu avant d’attirer un maximum de visiteurs !

Vous pouvez utiliser des invitations (par mail) ou faire la promotion de l’événement ainsi que du lieu via les réseaux sociaux.

Aménagez votre espace événementiel

Dans le but d’accueillir convenablement vos convives, il est important d’aménager votre espace événementiel !

Lorsque que vous allez agencer le lieu, pensez à des espaces où les invités pourront facilement s’asseoir ainsi que des endroits où ils peuvent se regrouper afin d’échanger.

L’accessibilité de votre lieu

Considérer l’accessibilité de votre espace événementiel est primordial !

Tout d’abord, les espaces de stationnement, mais aussi et surtout l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite sont à prioriser. Il faut éviter les mauvaises expériences qui pourraient venir salir l’image de votre événement et du choix de votre espace événementiel.

Prévoyez un espace dégagé ainsi que des sanitaires accessibles pour les fauteuils roulants.

Accueillir ses convives

Pour que vos invités ne se sentent pas délaissés et que l’événement se déroule d’une manière très fluide, faites en sorte de les accueillir de la meilleure manière possible.

Des hôtes et des hôtesses peuvent vous aider sur l’accueil et le service.

Profitez de votre espace événementiel

Maintenant que vous avez tous les conseils nécessaires pour vous aider à choisir et à agencer votre espace événementiel, vous n’avez plus qu’à profiter !