8 erreurs à éviter dans la communication événementielle

La communication événementielle joue un rôle clé dans la stratégie marketing des entreprises, particulièrement dans le contexte post-pandémique actuel. Cet outil puissant permet de créer des liens durables entre les marques et leurs clients, tout en s’adaptant aux évolutions économiques, sociales et technologiques.

Voici les principaux objectifs visés par les entreprises à travers leurs événements :

• Motiver et fédérer les équipes internes (72%)
• Améliorer l’image de marque (67%)
• Informer le public (64%)

Malgré son importance, la communication événementielle reste un domaine complexe où les erreurs sont fréquentes. Ce guide pratique vous aidera à identifier et éviter les pièges les plus courants, tout en vous donnant des clés pour réussir vos événements en 2024.

Les erreurs courantes à éviter dans la communication événementielle

Manque de préparation et d’anticipation

Erreur 1: Négliger la phase de planification

Une préparation minutieuse est la base de tout événement réussi. Il est primordial de définir un cahier des charges précis dès le départ, incluant les objectifs, le budget, le planning et les ressources nécessaires. Cette étape permet d’avoir une vision claire du projet et d’anticiper les éventuels obstacles.

Pour bien planifier votre événement :

• Définissez vos objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis)
• Établissez un rétro-planning détaillé
• Identifiez les ressources humaines et matérielles nécessaires
• Prévoyez un budget réaliste avec une marge pour les imprévus

Erreur 2: Absence d’un plan B pour la gestion des imprévus

Les imprévus font partie intégrante de l’organisation d’un événement. Ne pas les anticiper peut mettre en péril tout le projet. Il est donc indispensable de prévoir des alternatives pour chaque aspect critique de votre événement.

Exemples de plans B à prévoir :

• Un lieu de repli en cas d’événement en extérieur
• Des solutions techniques de secours (matériel audio-visuel, connexion internet)
• Une équipe de remplacement en cas de désistement de dernière minute

Communication incohérente avec la stratégie globale

Erreur 3: Ne pas aligner l’événement sur les objectifs marketing de l’entreprise

Votre événement doit s’inscrire dans la stratégie globale de votre entreprise. Il doit servir vos objectifs de notoriété, de fidélisation ou de conversion. Un événement déconnecté de votre stratégie risque de ne pas atteindre les résultats escomptés et de gaspiller des ressources précieuses.

Pour aligner votre événement sur votre stratégie :

• Identifiez les objectifs marketing prioritaires de votre entreprise
• Définissez comment l’événement peut contribuer à ces objectifs
• Choisissez des indicateurs de performance (KPI) en accord avec ces objectifs

Erreur 4: Incohérence dans le message délivré aux différents publics cibles

La communication événementielle s’adresse souvent à des publics variés, notamment en B2B et B2C. Il est crucial d’adapter votre message à chaque segment pour éviter toute confusion ou incohérence.

Pour une communication cohérente :

• Identifiez précisément vos différents publics cibles
• Adaptez votre message et votre ton à chaque segment
• Assurez-vous que tous les supports de communication (invitations, stands, animations) véhiculent un message cohérent

Sous-estimer les nouvelles technologies et l’hybridation

Erreur 5 : Négliger l’impact des événements hybrides et digitaux

Dans le contexte actuel, l’hybridation des événements est devenue incontournable. 52% des clients préfèrent désormais un format hybride, combinant présentiel et digital. Ignorer cette tendance peut limiter considérablement la portée et l’impact de votre événement.

Pour réussir vos événements hybrides :

• Choisissez une plateforme digitale adaptée à vos besoins
• Formez votre équipe aux outils digitaux
• Créez des interactions entre les participants en ligne et sur place

Ne pas utiliser d’outils de mesure du ROI (retour sur investissement)

35% des entreprises estiment mal mesurer l’impact financier de leurs événements. Pourtant, la technologie offre aujourd’hui de nombreuses solutions pour suivre les indicateurs de performance des événements.

Outils pour mesurer le ROI de vos événements :

• Logiciels de gestion d’événements avec analyse de données intégrée
• Outils de suivi des interactions sur les réseaux sociaux
• Enquêtes de satisfaction post-événement

Mauvaise gestion des partenaires et prestataires

Erreur 7: Choisir des prestataires sans vérifier leur capacité à s’adapter aux imprévus

Dans un contexte d’incertitude, il est crucial de sélectionner des partenaires expérimentés en gestion de crise. Vos prestataires doivent être capables de réagir rapidement face aux imprévus pour garantir le succès de votre événement.

Critères pour choisir vos prestataires :

• Expérience dans votre secteur d’activité
• Références solides
• Flexibilité et réactivité
• Maîtrise des outils digitaux

Erreur 8: Manquer de coordination avec les équipes partenaires

Une communication fluide avec vos prestataires est essentielle pour le bon déroulement de votre événement. Un manque de coordination peut entraîner des retards, des malentendus et des erreurs coûteuses.

Pour une coordination efficace :

• Organisez des réunions régulières avec tous les intervenants
• Utilisez des outils de gestion de projet collaboratifs
• Définissez clairement les rôles et responsabilités de chacun

Les enjeux de la communication événementielle en 2023

Le rôle stratégique de la communication événementielle pour l’entreprise 

Fédérer les équipes internes et renforcer l’image de marque

La communication événementielle joue un rôle important dans la cohésion interne des entreprises. 72% des entreprises l’utilisent pour renforcer la cohésion de leurs équipes. Elle permet également d’améliorer l’image de marque auprès des publics externes.

Exemples d’événements pour fédérer les équipes :

• Séminaires d’entreprise
• Team building
• Conventions annuelles

Optimiser la notoriété et l’engagement des clients

67% des entreprises visent à améliorer leur notoriété et l’engagement de leurs clients grâce aux événements. La communication événementielle offre une opportunité unique de créer des expériences sublimes pour vos clients, renforçant ainsi leur attachement à votre marque.

Idées pour engager vos clients :

• Lancements de produits exclusifs
• Ateliers et démonstrations
• Conférences thématiques

L’hybridation des événements : un pilier de la communication événementielle

Pourquoi les événements hybrides dominent en 2023 ?

L’hybridation permet d’élargir l’audience de vos événements en offrant des expériences simultanées en ligne et en présentiel. Cette approche répond aux nouvelles attentes des participants tout en optimisant les coûts.

Avantages des événements hybrides :

• Accessibilité accrue
• Réduction des coûts de déplacement
• Flexibilité pour les participants

<h4>Tirer parti du digital pour améliorer l’impact</h4>

Les événements hybrides permettent une meilleure diffusion et une amplification grâce aux réseaux sociaux et autres canaux digitaux. Ils offrent également de nouvelles possibilités d’interaction et d’engagement avec votre audience.

Outils pour maximiser l’impact digital :

• Plateformes de streaming en direct
• Applications d’événements interactives
• Réalité augmentée et virtuelle

Répondre aux enjeux RSE et écologiques dans l’événementiel 

L’importance de l’éco-responsabilité dans l’événementiel

Les entreprises et les participants attendent désormais des événements plus éco-responsables, avec une réduction de l’empreinte carbone. Cette tendance s’inscrit dans une démarche globale de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).

Actions pour des événements éco-responsables :

• Choix de lieux accessibles en transports en commun
• Utilisation de matériaux recyclables
• Gestion des déchets optimisée

Les attentes des clients envers les agences événementielles certifiées RSE

La conformité aux normes RSE est devenue une exigence clé des clients dans le choix de leurs partenaires événementiels. Les agences doivent donc intégrer ces préoccupations dans leur offre de services.

Critères RSE à prendre en compte :

• Politique environnementale
• Engagement sociétal
• Éthique des affaires

Mesurer le retour sur investissement (ROI) des événements

Pourquoi le ROI est encore difficile à mesurer ?

35% des entreprises trouvent qu’il est encore difficile d’évaluer précisément l’impact financier des événements. Cette difficulté s’explique par la nature souvent intangible des bénéfices générés par les événements.

Défis dans la mesure du ROI :

• Quantifier l’impact sur l’image de marque
• Évaluer la valeur des relations créées
• Mesurer l’engagement à long terme des participants

Outils et stratégies pour mieux évaluer les performances événementielles

Pour mesurer efficacement le ROI de vos événements, il est nécessaire d’utiliser une combinaison d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs.

KPI à suivre :

• Nombre de participants
• Taux d’engagement en ligne
• Taux de satisfaction des participants
• Leads générés
• Retombées médiatiques

L’évolution des compétences : créativité et soft skills au cœur du processus

Développer la créativité pour capter l’attention des publics

Dans un contexte de saturation de l’offre événementielle, la créativité devient un facteur différenciant majeur. Les entreprises attendent des formats innovants et originaux pour se démarquer.

Idées pour stimuler la créativité :

• Brainstorming collectif
• Veille sur les tendances événementielles
• Collaboration avec des artistes ou des designers

Soft skills et agilité : les nouvelles attentes des entreprises

Les compétences humaines (écoute, collaboration, réactivité) sont tout aussi importantes que les compétences techniques pour mener un événement au succès. L’agilité et la capacité à s’adapter rapidement sont particulièrement valorisées dans le contexte actuel.

Soft skills recherchées :

• Empathie et écoute active
• Gestion du stress
• Capacité à travailler en équipe
• Adaptabilité et flexibilité

La communication événementielle en 2023 et 2024  exige une approche holistique, alliant maîtrise technique, créativité et sens de l’humain. En évitant les erreurs courantes et en répondant aux nouveaux enjeux du secteur, les professionnels de l’événementiel pourront créer des expériences marquantes et génératrices de valeur pour leurs clients.