Hybride, le format des événements de demain ?

Les événements hybrides sont devenus incontournables depuis la pandémie. En combinant le meilleur du présentiel et du virtuel, ils représentent l’avenir des événements professionnels. 

Dans cet article, nous allons examiner ce qu’est un événement hybride et voir comment une agence événementielle peut en assurer le succès. Nous verrons aussi les avantages et les inconvénients du concept, ainsi que les différentes étapes à suivre pour organiser un événement réussi. Permettez-moi de vous guider dans ce format prometteur ! 

Une exploration concise des événements hybrides

Avec la crise sanitaire, nous avons dû réinventer la manière d’organiser nos événements. Le format hybride est apparu comme une solution pertinente, conciliant la participation à distance et le rassemblement physique. Il permet de tirer avantage des interactions en présentiel tout en élargissant l’accès via la ligne. Voyons ensemble ce qu’implique précisément un événement hybride.

Un événement hybride consiste à combiner une partie en ligne et une partie présentielle. Il diffère des événements purement virtuels par la présence d’un rassemblement physique. Les événements hybrides peuvent prendre diverses formes, comme une diffusion en streaming couplée à un lieu de rassemblement ou des sessions simultanées en présentiel et en ligne.

Avantages et inconvénients de l’organisation d’un événement hybride

Lorsqu’il est mené avec rigueur, un événement hybride ouvre la porte à une expérience riche pour vos convives. Parmi ses atouts :

• Joindre un public de grande ampleur, au-delà des frontières géographiques.
• Faire intervenir des experts de renommée internationale, sans limites logistiques.
• Dynamiser les interactions entre participants, grâce à des retours en continu.
• Diffuser en direct des séances pour capter l’attention de tous, où qu’ils soient.

Cependant, le format hybride n’est pas dénué de pierres d’achoppement. Des aléas peuvent troubler la fête, à l’instar :

• De dysfonctionnements techniques sur la plateforme support.
• De ruptures de connexion pendant l’événement.
• D’un manque de synergie entre physique et digital.
• De mauvaises estimations quant aux moyens technologiques.

Bien que séduisant et en vogue, l’événement hybride exige rigueur et minutie. Au-delà des concepts, soyez vigilant quant aux détails qui feront le bonheur de votre auditoire.

S’aventurer dans la popularité croissante des événements hybrides

De plus en plus d’entreprises optent pour le format hybride. Il leur permet de toucher une audience plus large tout en maîtrisant leur budget. Les participants apprécient également la possibilité d’assister à distance ou sur place en fonction de leurs contraintes. Détaillons à présent les principaux avantages des événements hybrides.

Les événements hybrides présentent de nombreux avantages pour les organisateurs. Tout d’abord, ils permettent d’atteindre une audience mondiale sans les coûts inhérents aux déplacements. De plus, les participants peuvent interagir aussi bien en ligne que sur place. Les événements hybrides comblent ainsi le fossé entre participations virtuelle et présentielle, tout en renforçant l’engagement des publics. De plus, ils fournissent une expérience unique grâce à la richesse des interactions en présentiel et à l’accessibilité de la ligne.

Les clés d’un événement hybride réussi

Organiser un événement hybride nécessite une planification minutieuse. Tout d’abord, il convient de choisir une plateforme adaptée, permettant diffusion en direct et interactions entre ligne et salle. Le timing est aussi essentiel : prévoir des temps de pause pour le réseautage en présentiel comme en ligne. Il faut ensuite préparer les intervenants à animer des sessions hybrides et susciter la participation du public des deux côtés. 

Des cas pratiques comme les keynotes Apple ou les événements Hubspot sont de bonnes illustrations à suivre.

Que disent les statistiques ? 

Allez, rentrons dans la technique et les nombres, c’est l’instant data. 

Voyons les données de plus près, elles parlent d’elles-mêmes. Selon une étude Capgemini, 90% des professionnels voient des opportunités dans les événements hybrides, notamment en termes d’audience.

Les chiffres le montrent, le format hybride gagne du terrain. En France et en Europe, le nombre d’événements a augmenté respectivement de 25% et 30% en 2022. Désormais, ils représentent 40 à 45% du total, loin devant le 100% physique.

Les retours des participants corroborent cette tendance. D’après ETG, 77% leur préfèrent le format hybride. Hubspot révèle qu’environ 70% comptent l’intégrer à l’avenir. Et pour cause, 87% des sondés par Cvent s’y sont sentis connectés malgré la distance. Autres atouts : des coûts divisés de moitié et une portée étendue de 34% selon Forrester.

Bref, les chiffres plaident pour l’hybridation, synonyme d’opportunités prometteuses. Avec des résultats pareils, nul doute que ce modèle innovant a de beaux jours devant lui.

Les convaincus nous en parlent 

Il est toujours bien d’avoir le ressenti utilisateur et voir ce que cela donne sur le terrain et comme peuvent nous le dire ce cinquantenaire expérimenté et cette jeune femme dynamique ci-dessous, l’exercice est apprécié. 

Jean pierre qui travaille chez EDf :  « C’était vraiment enrichissant de pouvoir échanger en direct avec les autres participants. On sentait une ambiance conviviale malgré la dimension à distance, c’était sympa. »

Lia de chez Randstad : “En tant que digital, le virtuel ne me fait pas peur. Je baigne littéralement là-dedans. Mais j’apprécie également les contacts en personne, qui ne pourront jamais être remplacés et qui apportent une dimension humaine incomparable. Le modèle hybride allie habilement ces deux aspects.

Il est indéniable que les temps changent et que les mentalités évoluent. Comme le montre l’étude de Lyyti, disponible sur leur site, des professionnels du secteur partagent leurs perspectives sur l’évolution actuelle et future des événements. Ils soulignent l’importance de s’adapter aux nouvelles réalités.

Surmonter les défis spécifiques aux événements hybrides

Bien que prometteurs, les événements hybrides présentent aussi certains défis. L’un d’eux consiste à harmoniser les plannings présentiels et en ligne. Il s’agit par ailleurs d’offrir une qualité technique irréprochable aux deux publics. Sur ce point, les professionnels de l’événementiel ont un rôle déterminant pour anticiper ces difficultés et garantir la réussite.

Pour organiser un événement hybride, commencez par choisir la plateforme adaptée. Prenez en compte des aspects comme la taille de l’événement, son format, la fréquence des sessions, les outils disponibles et votre budget. Une fois le bon outil sélectionné, vous pourrez vous atteler aux autres étapes.

Réglez la programmation

Vous devrez définir la durée de l’événement ainsi que son calendrier. Déterminez ensuite l’emplacement et la date exacts, et assurez-vous que tout le monde est au courant. Assurez-vous aussi que vous avez assez de temps pour promouvoir l’événement et envoyer des invitations.

Mettre en synergie le présentiel et le numérique

L’idée principale derrière les événements hybrides est de combiner les aspects présentiels et numériques. Vous devez donc veiller à ce que chaque aspect interagisse avec l’autre. Par exemple, si vous souhaitez mettre en place un atelier interactif pour les invités, envisagez d’utiliser des outils de visualisation collaboratifs (tels que des tableaux blancs) pour faciliter l’engagement des participants en ligne.

Utilisez des outils tels que des webinaires

Les webinaires sont une excellente manière d’impliquer les personnes distantes et peuvent être intégrés à votre programme d’événement. Vous pouvez organiser des webinaires automatisés et enregistrés pour partager des informations pertinentes avec vos invités. Vous pouvez également organiser des sessions en direct pour recueillir des commentaires et engager les invités à distance.

Veillez à la sécurité

Enfin, vous devez vous assurer que votre événement est sûr et que les participants ne courent aucun risque. La sécurité de l’événement et la protection des données des participants sont primordiales.

Vous devez mettre en place des mesures appropriées pour protéger vos systèmes et vos données. Vous devriez également prendre des dispositions pour garantir un environnement sûr et sans harcèlement pour vos invités.

Recueillir et utiliser les retours d’information après un événement hybride

Recueillir l’avis des participants, qu’ils aient participé en présentiel ou en ligne, est essentiel pour perfectionner les futurs événements hybrides. Il convient de mettre en œuvre un processus clair de collecte des feedbacks, par le biais d’un sondage en ligne par exemple. Ces informations permettront d’ajuster la formule pour optimiser l’expérience des publics.

Bien que nécessitant une planification méticuleuse, le format hybride offre de nombreuses possibilités dans les années à venir. En combinant le meilleur du présentiel et du numérique, il élargit l’accès aux événements tout en renforçant l’engagement. Les professionnels de l’événementiel auront encore beaucoup à imaginer pour tirer pleinement parti des opportunités offertes. Osez, vous lancer dans cette aventure prometteuse !